контрольной работы рассмотреть виды и назначение информационных документов архива

контрольной работы:
рассмотреть виды и назначение информационных документов архива;
описать правила оформления информационных документов архива.
При написании контрольной работы использованы ГОСТ Р 7.0.8-2013, нормативные документы Росархива (Административный регламент), ВНИИДАД (Основные правила работы архивов организаций), Министерства культуры и массовых коммуникаций (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда), статья Т. Разумовской.
Структура работы: введение, 2 главы, заключение, список источников.

1. Виды информационных документов архива и их назначение

Информационные документы архива направляются пользователям в том случае, если документы, на которые пользователи направляют в архив запрос, имеются в распоряжении архива. К информационным документам относятся:
архивная выписка
архивная копия
архивная справка
Определение данных понятий приведено в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Основных правилах работы архивов организаций.
В ГОСТ Р 7.0.8-2013 даны следующие определения:
архивная справка – это документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;
архивная копия – это дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка – это документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
В Основных правилах работы архивов организаций данные документы определяются следующим образом:
архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.
архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.
В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда кроме архивных справок, выписок и копий приведены также такие виды информационных документов, как информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов и тематический обзор архивных документов.
Информационное письмо — письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
Тематический перечень архивных документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
Тематическая подборка копий архивных документов — систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и при необходимости историческую справку по теме.
Тематический обзор архивных документов включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме .
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя. Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже – архивной выписки или копии документа.
Назначение информационных документов в том, что они документально подтверждают какие-либо сведения, необходимые заявителю.

2. Правила оформления информационных документов архива организации

Архивные справки подготавливаются на основании документов (подлинников и заверенных копий), которые хранятся в архиве. Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, прописывается в тексте справки («незаверенная копия»). Если в архиве нет документов, которые содержат информацию по запрашиваемому вопросу, в этом случае архивная справка выдается по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются на бланке архивной справки или общем бланке организации. В архивной справке указываются названия, даты и номера документов и описываются сведения, которые имеются в названных документах и относятся к вопросу обращения. Изложение сведений дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Разрешено приводить в архивной справке выдержки из документов в кавычках. В тексте архивной справки при первом упоминании названия организаций пишутся полностью, а в скобках указываются их официально принятые сокращения. При повторных упоминаниях – указываются только сокращенные наименования.
В архивной справке указываются только сведения, которые упоминаются в документах без лишних комментариев и выводов исполнителя. После текста справки указываются архивные шифры документов, которые явились основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива, а также заверяется печатью. Второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива (без штампа и печати) и хранится в делах архива по номенклатуре дел.
Рассмотрим несколько архивных справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.
Если в архиве нет документов, которые необходимы для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации по поиску необходимой информации. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.
Т. Разумовская отмечает, что унифицировать форму архивной справки достаточно сложно. Но существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 14.03.2005 № 6/486-К). В Рекомендациях приводятся 12 образцов архивных справок по нескольким различным ситуациям.
Архивные справки отличаются наименованием вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА» от остальных справок, которые называются просто «СПРАВКА».
Коммерческие организации также имеют право выдавать архивные справки, архивные выписки, но только в том случае, если у них есть архив в виде отдельного подразделения. В противном случае они ограничатся обычными справками, выписками и копиями.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом заявителя. Тождественность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка осуществляется только из документа, содержащего несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка воспроизводит полный текст части документа, которая относится к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». Архивной копией является ксерокопия, фотокопия, а также текст документа, переданный по информационным каналам, с указанием его поисковых данных. При изготовлении ксерокопий или фотокопий документа бланк организации не применяется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
При оформлении выписки название оригинального документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной выписки документа должно отвечать запросу. Связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие. В одной архивной выписке можно давать извлечения только из одного документа.
Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации. Архивная копия полностью повторяет запрашиваемый документ.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – апостиля.
Росархив проставляет апостиль на архивных справках, выписках и копиях, которые подготовлены федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
Проставление апостиля производится с помощью оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении доверенности.

Заключение

Итак, к основным информационным документам архива организации относятся архивная справка, копия и выписка. К таким документам также можно отнести информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов и тематический обзор архивных документов.
Одним из видов информационных документов является архивная справка, являющаяся официальным документом архива и имеющая юридическую силу. В архивной справке указывается информация о предмете запроса и указываются поисковые данные документов. Текст в архивной справке излагается согласно хронологической последовательности событий со ссылкой на вид и дату документа. Разрешено цитирование документов. Наименование организации при первом упоминании в тексте пишется полностью, а затем сокращенно.
Если архивная справка должна быть использована на территории РФ, то она подписывается руководством архива, составителем справки, а также заверяется печатью архива. Если же справка предназначена для отправления за границу, то ее подписывает руководство архива, а справка заверяется печатью с изображением государственного герба РФ.
Архивная копия – это еще один вид информационного документа, которая является официальным архивным документом, дословно воспроизводящим документ-оригинал. Архивной копией является и текст документа, переданный по информационным каналам, с указанием его поисковых данных. Если в качестве архивной копии выступает ксерокопия или фотокопия документа, то она подготавливается не на бланке архива.
К информационным документам относится также архивная выписка, которая представляет собой документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, который относится к определенному факту, событию или лицу. На архивной выписке обязательно указание поисковых данных документа. В тексте архивной выписки должны быть полностью воспроизведены название документа-оригинала, его номер и дата.
Вид информационного документа, который архив подготавливает по запросу пользователя, должен быть с ним согласован в том случае, если это не указано в запросе.
Если архивная справка, копия, выписка направляются в государство, которое подписало Гаагскую конвенцию 1961 года, то они заверяются проставлением апостиля.

Список литературы

Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»: Утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 № 894. Режим доступа: http://archives.ru/documents/regulations/adm_reglam16397.shtml#3.6 (дата обращения 09.06.2015).
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)//Консультант Плюс. Режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=163800 (дата обращения 09.06.2015).
Основные Правила работы архивов организаций(Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).М.: ВНИИДАД, 2003.
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук//Система ГАРАНТ. Режим доступа: http://base.garant.ru/190736/ (дата обращения 09.06.2015).
Разумовская Т. Если вы пришли в архив…//Делопроизводство и документооборот на предприятии.2010.№1.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

10 + 18 =

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock detector