Meetings (1) Meetings and events are vital tools of public relations

Meetings (1)
Meetings and events are vital tools of public relations. Their greatest value is that they let the audience participate. In this era of electronic communication, information overload and mechanical voices, there is a real need for person-to-person communication. There’ve always been meeting and events, but they are more important than ever before.
A meeting may be two or three people talking in a conference room or an international convention with thousands of attendees. An event can be as simple as the opening of an ice-cream parlor, but it can also be on the scale of the Olympics, where tens of thousands attend and more than a billion watch on television.
The variety is limitless, and each meeting or event is different from all others. Some common principles, however, can be applied to all events and meeting.
There must be a purpose and defined objectives. What exactly is supposed to happen and why? How does the event or meeting contribute to organisational goals?
Detailed planning is essential. Timing and logistics, down to the smallest detail, must be considered.
A comprehensive budget must be prepared. Far too many events lose money because someone failed to make a thorough analysis of all the costs. Taxes and gratuities, for example, can easily add 25 percent to a basic meal cost.
Someone must be in charge. Committees are often involved, but a committee cannot manage an event.
These guidelines are inherent in all gatherings.
Meetings (2)
Having meeting seems to be part of human nature.
Millions of meetings are held every day when one considers all the meetings that take place at work. Most managers probably spend more time at meetings than any other activity. Lunch and dinner don’t offer much respite. That’s when thousands of civic clubs, professional societies, and hobby groups have their weekly or monthly meetings.
Meetings may involve any number of participants, from two to many thousands, but most fall into two basic types: participation and listening. A participation meeting is one where the people present discuss things. A listening meeting is one where the audience listens to one or more speakers. The differences are not rigid. A participation meeting may start with a talk, and a listening meeting may include questions from the audience and general discussion of what a speaker has said.
Participation meetings are best suited to discussion and problem solving. Committee meetings are typical. Usually, they are relatively small and informal. It’s hard to visualize a meeting of a 1000 people discussing and solving a problem, but a handful or even as many as 30 can get results.
Listening meetings are appropriate for imparting information. The conduct of the meeting is formal. The speech or speeches constitute the main content of the program, and the audience is generally large. Formal speeches to a group of 20 or 30 people are obviously ridiculous, but they are quite acceptable to an audience of a 100 or more.
Planning
The size and purpose of the meeting dictate the plan. Every plan must consider these questions: How many people will attend? Who will attend? When and where will it be held? How long will it last? Who will speak? What topics will be covered? What facilities will be needed? Who will run it? What is its purpose? How do we get people to attend?
A small, informal meeting may require only the preparation of an agenda, selection of a meeting place, and notification of attendees. For a large and more formal meeting, the preparations must be extensive and detailed.
Timing
The meeting must be scheduled at a time that is convenient for the people who are to attend. To find an appropriate day and hour, you must know the proposed invitees, their schedules, and their commitments. Weekends, Monday mornings, Friday afternoons, holiday, and busy seasons should be avoided. Another factor is the availability of a meeting place. Advance reservations are imperative. The perfect site may not be available at the time selected, so a change in time or place may be necessary.
The length of the meeting is another factor. People who may be willing to attend a one hour meeting might resist one that would last half a day or more. The subject and importance of the meeting will have a major effect on the potential audience’s reaction.
Another thing to consider is possible conflicts. You must be sure that your proposed time has not been preempted by some other person or organization. For internal meeting, you can check within the organization. For external meetings, and check the community calendar and check with other organizations that might want to reach the same audience you have selected.
Location
If the meeting is so to be held on the premises of the organization, the room can be reserved by contacting whoever is responsible for such arrangements.
If the meeting is so to be held at some outside location, you will have to talk to the person in charge. In a hotel or motel, that person is the catering manager. In a school, it may be the superintendent or custodian, in a church, the minister or priest. Many firms have rooms that are made available to nonprofit groups, so this possibility should be considered if your organization is eligible.
The meeting room must be the right size for the expected audience. If it is too large, the audience will feel that the meeting has failed to draw the expected attendance.
If it is too small, the audience will be uncomfortable. Most hotels and motels have a number of meeting rooms ranging in size from small to very large.
Having selected a room, you must make sure that the audience can find it. The name of the meeting and the name of the room should be posted on the calendar of events. If directional arrows are needed they should be posted in conspicuous spots.
Собрания (встречи) (1)
Собрания и встречи являются важными инструментами связей с общественностью. Наибольшая их ценность состоит в том, что они позволяют аудитории проявлять участие. В современном мире электронных средств связи, информационной перегруженности и механических голосов, существует острая необходимость в межличностном общении. Собрания и встречи существовали во все времена, но в современном мире они играют более важную роль, чем когда-либо раньше.
Собранием можно назвать мероприятие, когда два или три человека беседуют в конференц-зале или это может быть международный съезд с тысячами участников и слушателей. Мероприятие может быть организовано по небольшому поводу, как, например, открытие кафе-мороженого, но оно также может происходить и в масштабах Олимпийских игр, на которое могут придти десятки тысяч людей, и более миллиарда будут наблюдать за этим мероприятием по телевидению.
Разнообразие этих мероприятий и встреч безгранично, и каждая встреча или мероприятие отличается от всех остальных. Тем не менее, некоторые общие принципы могут быть применены ко всем встречам и мероприятиям.
Должна быть цель и определенные задачи. Что именно должно произойти и почему? Каким образом проведение этой встречи или собрания будет способствовать реализации организационных целей и задач?
Необходимо и детальное планирование. Сроки (согласование времени) и материально-техническое обеспечение должны быть продуманы до мельчайших деталей.
Должен быть подготовлен главный (основной) бюджет. Было проведено немало таких встреч и мероприятий, которые потеряли деньги потому, что кто-то не смог сделать тщательный анализ всех затрат. С налогами и чаевыми, например, к базовой стоимости обеда можно легко добавить процентов 25.
Кто-то должен быть ответственным за проведение мероприятия. Часто в этом задействованы комитеты, но комитет не может руководить проведением мероприятия.
Эти руководящие принципы присущи всем мероприятиям и встречам.
Собрания (встречи) (2)
Организовывать встречи и собрания, кажется, является частью человеческой природы.
Миллионы собраний и встреч проводятся каждый день, если учесть все встречи и собрания, которые проходят на работе. Большинство руководителей, вероятно, проводят больше всего времени на встречах и собраниях, нежели будучи занятыми каким-либо другим видом деятельности. Время за обедом или ужином также не сулит передышки. Это время, когда тысячи гражданских клубов, профессиональных обществ и кружков по интересам проводят свои еженедельные или ежемесячные встречи.
В собраниях и встречах может участвовать любое количество участников, от двух и до многих тысяч, но большинство мероприятий подразделяется на два основных типа: это встреча-участие и встреча-слушание. Встреча-участие – это мероприятие, где присутствующие обсуждают разные вопросы. Встреча-слушание – это мероприятие, где аудитория слушает одного или несколько выступающих. Различия между ними не являются существенными. Встреча-участие может начаться с обсуждения, а встреча-слушание может включать вопросы из зала и общее обсуждение того, что сообщил выступающий.
Встреча-участие лучше всего подходит для обсуждения и решения проблем. Заседания комитета являются типичными мероприятиями. Как правило, это относительно небольшие и неофициальные встречи. Достаточно сложно представить заседание на 1000 человек, которые обсуждают и решают проблемы, но собрание из 5 человек или даже из 30 может привести к результату.
Встреча-слушание подходит для получения информации. Проведение такого собрания является формальным. Выступление (речь) или выступления составляют основное содержание программы, и аудитория, как правило, большая. Официальное выступление перед группой из 20 или 30 человек, очевидно, нелепо, но вполне приемлемо для аудитории в 100 человек или больше.
Планирование
Масштабы и цели встречи, собрания или мероприятия диктуют наличие определенного плана. В каждом плане необходимо рассмотреть следующие вопросы: Сколько человек будет присутствовать? Кто будет присутствовать? Когда и где будет проходить мероприятие? Как долго оно будет длиться? Кто будет выступать? Какие вопросы будут освещены? Какое потребуется оборудование? Кто будет проводить мероприятие? Каковы его цели? Как обеспечить хорошую посещаемость мероприятия?
Небольшое, неформальное мероприятие может потребовать лишь подготовки плана мероприятия, выбора места встречи, и уведомления участников. Для больших и более формальных мероприятий подготовка должна быть более обширной и тщательной.
Сроки (согласование времени)
Мероприятие должно быть запланировано на время, удобное для людей, которые будут присутствовать на нем. Для того, чтобы подобрать соответствующий день и час, вы должны знать предполагаемых приглашенных, их расписание (планы) и их взгляды. Проведение мероприятий в выходные, в понедельник утром, в пятницу во второй половине дня, по праздникам, и в «горячий сезон» следует избегать. Еще один фактор, который следует учесть, это доступность места встречи. Предварительное резервирование обязательно. Подходящее место может быть уже занято в выбранное для проведения мероприятия время, следовательно, может потребоваться изменение времени или места.
Продолжительность мероприятия или встречи является еще одним немаловажным фактором. Люди, которые, возможно, изъявят желание принять участие в мероприятии, длящемся один час, могут отказаться от мероприятия, которое будет длиться полдня или больше. Тема и значимость мероприятия будет иметь большое влияние на потенциальную реакцию аудитории.
Другой вопрос, который необходимо рассмотреть – это возможные конфликты. Вы должны быть уверены, что предложенное вами время не будет занято проведением какого-либо другого мероприятия, организованного другим субъектом или организацией. При проведении внутреннего собрания вы можете проверить это обстоятельство внутри вашей организации. Для проведения внешних собраний, проверьте календарь событий города и сверьте данные о проведении мероприятий другими организациями, которые, возможно, пригласят аудиторию, которую выбрали и вы.
Место проведения мероприятия
Если мероприятие будет проходить на территории организации, помещение можно зарезервировать, связавшись с тем, кто ответственен за такие вопросы.
Если же мероприятие будет проходить вне территории организации, вам придется поговорить с ответственными по этим вопросам лицами. В гостинице или мотеле, таким ответственным лицом является ресторанный менеджер. В школе, это может быть директор или заведующий, в церкви, священник или священнослужитель. У многих компаний есть помещения, которые предоставляются некоммерческим организациям, так что эту возможность следует учитывать, если ваша организация имеет на это право.
Конференц-зал должен быть подходящим по размеру для предполагаемой аудитории. Если он будет слишком большим, аудитория может подумать, что мероприятие провалилось и не удалось привлечь ожидаемое количество посетителей.
Если же он слишком мал, аудитория будет испытывать неудобство. Во многих гостиницах и мотелях имеются конференц-залы различного размера, от маленьких до очень больших.
Выбрав помещение, вы должны убедиться, что аудитория сможет найти его. Название мероприятия и место проведения должны быть размещены в календаре мероприятий. Если необходимы указатели, они должны быть размещены на видных местах.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

четыре × три =

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock detector