Основное назначение номенклатур дел порядок их составления и методика использования Содержание Введение……………………………………………………………

Основное назначение номенклатур дел, порядок их составления и методика использования

Содержание

Введение……………………………………………………………………..3
1.Понятие номенклатуры дел и ее назначение……………………..….…..4
2.Порядок составления номенклатуры дел…………………………………7
3.Методика использования номенклатуры дел…………………………….5
Заключение………………………………………………………………….14
Список использованных источников и литературы…………………..….15

Введение

Номенклатура дел представляет собой составленный по определенной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения.
Номенклатура дел является многофункциональным документом и с практической точки зрения нужна каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для некоторых организаций составление номенклатуры дел является нормативным требованием (например, для акционерных обществ, нотариусов, для государственных и муниципальных организаций и учреждений, так как они передают документы в государственные или муниципальные архивы).
Номенклатура дел позволяет рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить работу по вопросам основной деятельности.
Цель реферата: рассмотреть особенности составления и использования номенклатуры дел.
Исходя из цели, поставлены следующие задачи:
дать понятие номенклатуры дел и выявить ее основное назначение;
рассмотреть порядок составления номенклатуры дел;
рассмотреть методику использования номенклатуры дел в организации.
Понятие номенклатуры дел, особенности ее составления и оформления, а также правила использования рассмотрены в работах Б. В. Альбрехта, А. И. Суверневой, Е. Буровой и других.
Структура. Реферат состоит из введения, трех параграфов, заключения и списка использованных источников и литературы.

1.Понятие номенклатуры дел и ее назначение

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).
Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.
В ГОСТ Р 7.0.8-2013 номенклатура дел определена как «систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения».
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Кроме того, номенклатура дел закрепляет индексацию дел, поэтому может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; имеет справочное значение при изучении структуры организации; может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы (см. рис. 1).
1615621146050Назначение номенклатуры дел
00Назначение номенклатуры дел

1232759911041232759911040
1619341240030обеспечение порядка формирования дел
00обеспечение порядка формирования дел

1232759166183
1615621280035учет всех заводимых в организации дел
00учет всех заводимых в организации дел

1232759252655

12327592949010162306046355установление сроков хранения дел
00установление сроков хранения дел

1619250144780группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы 
00группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы 

1232759128382

161798095250систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация
00систематизация дел по структурным подразделениям (направлениям деятельности) и их индексация

1232759122219

Рис.1. Назначение номенклатуры дел

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел:
типовая;
примерная;
индивидуальная (рис.2).
1773596178337Виды номенклатур дел
0Виды номенклатур дел

4124911237392296882723337301703258237392
2225040167640Примерная
0Примерная
4124325167640Индивидуальная
0Индивидуальная
396240167005Типовая
0Типовая

1140460222250048986342228642959302226883
346710177165Нормативный документ
00Нормативный документ
2225675177165Рекомендательный документ
00Рекомендательный документ
4124911177416Номенклатура конкретной организации
00Номенклатура конкретной организации

Рис.2. Виды номенклатур дел

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

2.Порядок составления номенклатуры дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (раздел 3.5).
Для организации разработки номенклатуры дел приказом руководителя организации создается временная рабочая группа, в которую должны входить руководитель делопроизводственной службы, работник архива (заведующий, а при его отсутствии ответственный за архив работник), юрист, специалист, ответственный за информационную безопасность организации (если в штате есть такие должности). В рабочую группу могут входить также представители основных направлений деятельности организации.
Этим же приказом руководителям структурных подразделений организации даются

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

десять + 18 =

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock detector